Foreningens formål
§1 Foreningens formål er at yde begravelseshjælp til dets medlemmer. Begravelseshjælpen består af:
• Dækning af berettigede og rimelige transportudgifter til Sllatina af et aktivt medlem der er afgået ved døden. Udgifter til gravplads m.v. er ikke en del af begravelseshjælpen.
• Dækning af berettigede og rimelige transportudgifter til begravelsesplads i Denmark af et aktivt medlem der er afgået ved døden. Udgifter til gravplads m.v. er ikke en del af begravelseshjælpen.
Fondens kapital må og kan ikke bruges til andre formål end ovenstående. Ændringer hertil skal ske jf. §12 eller i forbindelse med opløsning af foreningen jf.§17.
§2 Foreningens-år
Foreningens-året og regnskabsåret følger kalenderåret.
Medlemmer
§3 Medlemskab
Som medlem optages enhver, der er er født eller har familiære tilknytning i Sllatina og har lovligt ophold i Denmark. Som medlem er man forpligtet til at sørge for, at nyfødte oprettes som medlem i foreningen inden for en rimelige tidsperiode.
Nyankomne borger fra Sllatina med lovlige ophold i Denmark, kan søge om medlemskab ved at sende en ansøgning om medlemskab til foreningens bestyrelse. Medlemskabet er først gyldigt fra det øjeblik hvor medlemskabet er godkendt af foreningens bestyrelse og indbetaling er registreret i foreningens-kontoen.
Hvis et medlem vælger at opsige/pause sit medlemskab og senere ønsker at genaktivere sit medlemskab, skal vedkommende sørge for at betale kontingent med tilbagevirkerne kraft for den inaktive periode før medlemskabet kan genaktiveres. Midlerne er stærk begrænset og foreningen ønsker at minimerer spekulation
§4 Kontingent
Kontingent fastsættes på generalforsamling med virkning for det kommende år. Kontingentet opkræves årligt forud via betalingsservice og kontingentet hæves automatisk på medlemmets bankkonto. Indbetalt kontingent dækker det følgende årsmedlemskab.
Ved tilmeldelse og godkendelse af medlemskab tilmeldes medlemmet kontingentopkrævning via betaling service og bliver opkrævet første gang hurtigst muligt.
Ved udeblivelse af betaling og efter påmindelse om manglende betaling, vil medlemmets status ændres af foreningens bestyrelse til inaktivt medlemskab. Indbetalt kontingent refunderes ikke. Inaktivt medlemskab betyder at foreningen ikke er forpligtet til at hjælpe med begravelses hjælp jf.§1 og §3.
§5 Udmeldelse
Udmeldelse sker ved, at medlemmet skriftlige kontakter foreningens bestyrelse. Udmeldelse skal af administrative årsager ske minimum en måned før 1 januar. I modsat fald vil der blive opkrævet kontingent for det følgende år. Indbetalt kontingent refunderes ikke ved medlemskabsophør.
Generalforsamling
§6 Afholdelse af generalforsamling
Den ordinære generalforsamling afholdes årligt og skal ske med mindst 4 ugers varsel på foreningens hjemmeside ”Sllatina.dk” eller ved anden skriftlige henvendelse til medlemmerne.
Ekstraordinært generalforsamling, bestyrelsen kan med 4 ugers varsel indkalde ekstraordinært generalforsamling hvis foreningens indestående i kontoen vurderes til at være utilstrækkelige i forhold til foreningens forpligtelser den kommende tid.
§7 Forslag til behandling på generalforsamling
Forslag til behandling på generalforsamling skal skriftlig være bestyrelse i hænde senest 3 uger inden afholdelse af generalforsamling. Ordlyden af indkommende forslag skal bekendtgøres via foreningens hjemmeside eller ved anden skriftlige meddelelse 5 dage før generalforsamling.
§8 Dagsorden på generalforsamling
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:
• Valg af facilitator og referent
• Beretning for foreningens virke i det forløbne år
• Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse
• Fastsættelse af kontingent for det kommende år
• Valg af bestyrelse (Formand, næstformand, kasserer og to sumpplanter)
• Behandling af indsendte forslag og spørgsmål, som på foranledning af bestyrelsen er optaget på dagsordenen
• Valg af bestyrelse
• Fremtidige aktiviteter
• Eventuelt
§9 Stemmeret
Ethvert medlem af foreningen har stemmeret på generalforsamlingen.
Et medlem er berettiget til at lade sig repræsentere og afgive stemme på generalforsamlingen ved fuldmagt, når fuldmagten er skriftlig, og fuldmagten er udstedt til et medlem med aktivt medlemskab jf.§3.
§10 Beslutningsdygtighed
Generalforsamlingen er generelt beslutningsdygtig uden hensyn til antallet af fremmødte medlemmer dog jf. §17.
§11 Almindelig afstemning
De behandlede forslag i henhold til dagsordenen afgøres ved simpelt stemmeflertal jf. dog jf.§12 og §17 for vedtægtsændringer og evt. opløsning af foreningen.
Skriftlig afstemning skal finde sted, hvis bestyrelsen finder det hensigtsmæssigt, eller hvis mindst 1/3 af de tilstedeværende medlemmer ønsker det. I tilfælde af stemmelighed er et forslag forkastet.
§12 Ændring af vedtægter
Følgende strukturelle ændringer kræver, at mindst halvdelen af medlemmerne er fremmødt og hvor 3/4 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer for forslaget. I tilfælde af stemmelighed er et forslag forkastet.
• Grundlæggende ændring af formål med foreningen.
• Afstemningsmetode
• Grundlæggende ændringer for optagelse, de-aktivering og aktivering af medlemskab
• Foreningens opløsning jf. §17
Andre vedtægtsændringer der anses af operationelle karakter kan fortages af bestyrelsen alene, men skal publiceres på foreningens hjemmeside, hvor det enkelte medlem har mulighed for indsigelser jf. §7. Indsigelser behandles på kommende generalforsamling jf. §9, §10, §11 og §12.
§13 Referat
Referenten udfærdiger referat af generalforsamlingen, der underskrives af referenten og facilitator.
§13 Ekstraordinær generalforsamling
Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling foregår med samme varsel som til ordinær generalforsamling jf.§6.
Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen. Bestyrelsen er endvidere forpligtet til at indkalde til ekstraordinær generalforsamling, når mindst 30% af medlemmerne eller 2 bestyrelsesmedlemmer fremsætter skriftlig begæring herom ledsaget af formuleret forslag til behandling på ekstraordinær generalforsamling.
På en ekstraordinær generalforsamling behandles kun de sager, som har været årsag til indkaldelsen.
Foreningen bestyrelse:
§14 Valg af bestyrelse for en 4-årig periode.
Hvert 4 år afgår hele bestyrelsen således, at samtlige poster til bestyrelsen er til valg. Tidligere bestyrelsesmedlemmer kan genopstille på lige vilkår med andre medlemmer af foreningen.
Valg af bestyrelse sker under generalforsamling og bestyrelsen består af to eller tre bestyrelsesmedlemmer. Man skal være medlem af foreningen for at stille op til bestyrelsen. Bestyrelsesarbejdet er ulønnet.
Bestyrelsen består af:
• Formand
• Næstformand
• Kasserer
• Derudover vil der være to bestyrelsessuppleanter
Hvis antallet af bestyrelsesmedlemmer, kassere og suppleanter reduceres uforudsigeligt, kan selvsupplering ske indtil næste generalforsamling.
Bestyrelsen kan af praktiske årsager indgå aftaler med leverandør for serviceydelser jf. §1.
I bestyrelsen afgøres alle beslutninger, bortset fra beslutninger jf.§12, §17 og beslutninger om kontingent fastsættelse jf.§4, når mindst tre bestyrelsesmedlemmer er til stede ved simpelt stemmeflertal, og i tilfælde af stemmelighed gør formandens stemme udslaget.
Bestyrelsens juridiske og demokratiske og ansvar:
§15 Det er hele bestyrelsen, der har det overordnede ansvar for foreningens daglige drift – og dermed også for foreningens økonomi.
• Bestyrelsen bærer demokratisk og juridisk ansvar for overholdelse af foreningens vedtægter.
• Bestyrelsen har ansvar for foreningens økonomi (ind- og udposter).
• Bestyrelsen kan redegøre og dokumenter overfor medlemmerne skriftligt for foreningens økonomi ved generalforsamlingen.
• Bestyrelsen vejleder de pårørende i tilfælde af dødsfald, det forudsætter at afdøde havde et aktivt medlemskab. Vejledning og afklaring om den hjælp der kan ydes skal være inden for rammerne jf. §1.
Hvis et bestyrelsesmedlem foretager uforsvarlige eller retsstridige handlinger på vegne af foreningen, kan dette medføre ansvar for det enkelte bestyrelsesmedlem eller hele bestyrelsen.
Bestyrelsen kan ikke ansvarliggøres for foreningens konto-beholdningen, såfremt bestyrelsen kan redegøre og dokumentere for kontingent indbetalinger, udgifter og at bestyrelsen ikke har handlet økonomisk uansvarligt med foreningens økonomi.
Bestyrelsens roller og ansvar
Formand • Drive foreningen i tråd med forenings vedtægter, booke og facilitere bestyrelsesmøder.
• Føre tilsyn med foreningens aktiviteter
• Sikre at vedtægterne overholdes, udvikles og løbende får et serviceeftersyn
• Fremlægge beslutninger, specielt om økonomi og vedtægtsændringer, for medlemmerne ved generalforsamlingen.
• Kommunikere med omverdenen
• Udvikle strategi for forening
• Sikrer, at foreningen lever op til sine juridiske og demokratiske forpligtelser
• Sikre, at medlemmer har indsigt i og indflydelse på foreningens virke
Næstformand • Administration af medlemmerne i betalingsservicen
• Sørger for, at medlemmernes status er i overensstemmelse med indbetalt kontingent
• Håndtere kontingent opkrævning via BS Web
• Hjælpe medlemmerne med tilmelding til betalingsservicen
• Fremlægge status på medlemstal og udvikling i antallet af medlemmer det forløbende år.
• Fremskrivning af prognoser baseret på aldersfordeling og forventet gennemsnitlige leve år.
Kasserer
• Styrer økonomien og sørger for betaling af serviceydelser jf.§1
• Kassereren udarbejder ved årets udgang regnskab for foreningen og deler dette med bestyrelsen og revisoren.
• Regnskabet kan i det omfang der er praktisk muligt deles med medlemmerne inden den ordinære generalforsamling ellers vil man have mulighed for at nærlæse det på generalforsamling.
• Give revisoren alle oplysninger der er brug for til at vurdere foreningens regnskab.
• Kassereren giver løbende og fyldestgørende økonomisk rapportering til bestyrelsen.
Revisoren
• Revisoren som medlemmernes ”tillidsfolk” udpeges på generalforsamling og kontrollerer regnskabet på medlemmernes vegne.
• Revisoren bør ikke være en del af foreningens bestyrelse.
• Revisoren kontrollerer regnskabet og sikrer sig, at der er bilag som dokumentation for alle udgifter og indtægter, og verificerer foreningens økonomiske beholdning.
• Revisorerne vil normalt markere på selve regnskabet med ok eller kommentar, at regnskabet er gennemgået og gøre opmærksom på, hvis der er afvigelser i forbindelse med gennemgangen af regnskabet. Regnskabet skrives under af revisoren.
Tegningsregler
§16 Foreningen tegnes af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være
formanden, næstformanden eller kassereren. For indbetaling af serviceydelser der anses nødvendige for foreningens daglige virke f.eks. domain hosting, betalings service og serviceydelser jf. §1 for et medlem med aktivt medlemskab og hvor beløbet er sammenlignelige med lignede serviceydelser modtaget tidligere og fra tidligere benyttet leverandør er det tilstrækkelige med godkendelse fra kassereren alene.
Aftaler med nye leverandør om serviceydelser jf. §1 skal tegnes af to bestyrelsesmedlemmer i foreningen hvoraf den ene skal være formanden, næstformanden eller kassereren.
Kassereren er foreningens primærrepræsentant over banken. Der udarbejdes en fuldmagt og skal underskrives af de tegningsberettigede, så kassereren kan udføre sin rolle jf. foreningens vedtægter.
I tilfælde af at kassereren ikke er tilgængelige varetages kontakten til banken af foreningens formand. Formanden kan sammen med en anden bestyrelses medlem godkende overførsler jf. §1.
Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med sin formue den har til rådighed og der må således ikke optages eller ydes lån på vegne af foreningen.
Foreningens opløsning
§17 Opløsning
Beslutning om foreningens opløsning kan træffes på en i den anledning indkaldt ekstraordinær generalforsamling, hvor mindst halvdelen af medlemmerne er fremmødt og hvor de 3/4 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer herfor.
På samme måde træffes bestemmelser om hvad der skal ske med tilbageværende midler, som foreningen måtte være i besiddelse af.
1. Ændrings Log
Date Version Beskrivelse af ændringer Status
2021-04-04 1 Ny dokument Arkiv
2022-12-15 1.1 Vedtægterne er omskrevet med det formål, at præcisere foreningens formål, medlemskab håndtering, stemmeret, beslutninger, afvikling af generalforsamlinger, bestyrelses ansvar og der indskrevet krav om evt. opløsning af foreningen. Aktiv